Opptak av samtaler og meldinger

Finansmeglere må følge strenge lover og regler. En viktig del av dette arbeidet er å dokumentere samtaler som omhandler kjøp og salg. Det gjør etterarbeid lettere for den ansatte og reduserer risikoen for unødvendige tvister. Med Mobilt Opptak blir kundesamtaler automatisk tatt opp og lagret i skyen, uansett hvor du måtte befinne seg.

Men først, la oss ta et par steg tilbake.

I flere år har bedrifter som tilhører verdipapirforskriften vært pålagt å ta opp samtaler som involverer transaksjoner av finansielle tjenester. Den 1. januar i år kom EU med nye krav, MiFID II, som pålegger bank- og finansnæringen å ta opp alle samtaler som også kan lede opp til et kjøp eller salg. Med stadig flere kundesamtaler som må tas opp og ansatte som bruker mobilen som sitt fremste arbeidsverktøy er utfordringen til mange at det ikke finnes gode nok løsninger for den som er på farten.

– Frem til nå har mange innen bank og finans måtte sitte ved pulten sin for å ta opptak. Det har lenge vært forsøkt å tilpasse seg de nye reguleringene ved å gjøre det mulig med mobilt opptak. Utfordringen er at det er mange som reiser utenlands og flere av opptaksfunksjonene til nå har kun støttet enkelte typer telefoner og gjerne kun innenlands. Det har vi gjort noe med nå, forteller Øystein Sigstad, produktsjef i Telia Bedrift.

Produktsjef i Telia Bedrift, Øystein Sigstad. Foto: Telia.

Alt i én og samme løsning

I februar lanserte vi Mobilt Opptak. Tjenesten tar ikke bare opp mobile samtaler, men også IP-telefoni, Skype og andre trafikkilder både i innenlands og utenlands – og alt blir lagret på ett og samme sted. I tillegg støtter Mobilt Opptak alle telefontyper. Det vil si at ansatte slipper å tenke på å laste ned en app eller installere ny programvare. Opptakene gjøres uten at brukeren trenger å gjøre noe, og er umiddelbart tilgjengelig i bedriftens webportal. Fra portalen kan ansatte med tilgang lytte på samtaler, se innholdet i meldinger, og laste ned opptak som er gjort. Bedriften definerer selv hvor lenge samtalene skal lagres.

– Med Mobilt Opptak får kundene alt i én og samme løsning. I tillegg er det fint å kunne levere på etterspørsel med en tjeneste som er fullstendig telefonuavhengig. Alt settes opp i nettet vårt, så det er ikke nødvendig med apper eller installasjoner på telefonene. Dette er en svært relevant og viktig tjeneste for bank og finansnæringen, sier Sigstad.

• Les mer om fordelene til Mobilt Opptak her.

For IT-sjefen er det også positivt at opptak kan settes ut og lagres i skyen. Det gjør at bedriftene slipper å bruke penger på lagringskapasitet og kan bruke interne ressurser på andre arbeidsoppgaver.

– IT-sjefen har gjerne et system som tar opp mange kilder og er ansvarlig for å holde oversikten på alt. Kommer Finanstilsynet og vil ha opptak for en gitt periode må IT-sjefen kanskje lete i 3-4 systemer for å finne den relevante dataen. Nå som det blir flere og flere mobilbrukere gir det IT-sjefen mulighet til å sette bort lagringen. Det kan koste mye å gjøre selv, og er tidkrevende, forteller Sigstad.

Oppfyller alle krav om opptak

Selve opptakene lagres i Telias sky i henhold til gjeldene lover og regler (Verdipapirhandelloven, MiFID II og GDPR), med mindre bedriften ønsker å lagre lokalt hos seg selv. Produktsjefen i Telia Bedrift forteller at denne løsningen gir Compliance-avdelingen, som er ansvarlig for at bedriften oppfyller lovverket, den nødvendige tryggheten om at viktig informasjon er lagret på rett måte og er tilgjengelig til enhver tid.

– Selskap innen bank og finans er mest opptatt av å ha en løsning som produserer opptak de kan stole 100 prosent på. Det får de med Mobilt Opptak. Det er ikke nødvendigvis noe som brukes hver dag, men når det skulle dukke opp en tvist eller en rutinemessig kontroll har de tryggheten om at de har lagret alt de trenger, forteller Sigstad.

Mobilt Opptak er særlig egnet for selskaper innen bank og finans, men kan også benyttes av andre bedrifter med behov for dokumentasjon.

Trenger du Mobilt Opptak i bedriften? Snakk med din kundekontakt i Telia eller send inn en forespørsel her.